Тайм-менеджмент на день

Во время коучинга по тайм-менеджменту я предлагаю моим клиентам ответить на вопросы проверочной анкеты «Как вы распоряжаетесь своим временем?»

1. Я часто делаю то, что за меня легко могут сделать другие
2. Я трачу много времени на общение «не по делу»
3. Я много времени просиживаю в Интернете
4. Я часто упускаю время, не достигая намеченных целей в поставленные сроки
5. Я трачу время на пустые переживания, неконтролируемые эмоции
6. Я трачу время на мелочи в ущерб главному
7. Я с трудом довожу начатое дело до конца
8. Я постоянно откладываю важные для меня дела
9. Я не умею и не люблю планировать свою работу и личное время

Если хотя бы на пять вопросов вы дали положительный ответ, то пора срочно задуматься над поправками в жизненном сценарии. Перебор ответов «Да» свидетельствует о том, что у вас серьезные проблемы с управлением временем.

Мой опыт общения с преуспевающими людьми показывает: они умело управляют своим временем. А безуспешными управляет время.Проанализируйте свой день и дела, которые вы выполняете за день. Если вы поймете, что нужно повысить свою эффективность, то мои методики помогут вам достигнуть этой цели.

Техника «Фотография рабочего дня»

(Внимание! Эта техника не подойдёт людям, которым сложно рассчитать свое рабочее время. Врачам скорой помощи, пожарным, МЧС).

Каждые 30 минут записывайте, что вы конкретно делаете в течение первой половины вашего обычного рабочего дня. Для этого можете использовать в вашем телефоне таймер или будильник.

Сначала проведите хронометраж первой половины дня, потом второй.

И задайте себе вопрос «Где она, потеря времени?»

Моя практика проведения подобных упражнений на тренингах «Эффективность личного времени» показывает следующее.

• Люди тратят драгоценное рабочее время на светские разговоры, обсуждая темы от большой политики до результатов последнего футбольного матча
• Затягивают перерывы на курение и чаепития
• Занимаются второстепенными делами, которые ничего существенно не решают в их жизни, в ущерб главным
• «Бродят» по Интернету без определенной цели
• «Подсаживаются» на телевизионные ток-шоу, дабы уйти на время от решения собственных серьезных проблем

Задайте себе вопрос, что дают вам эти и подобные им занятия?

Что вы получаете взамен, потратив на них свое время?

• Удовлетворение банального любопытства
• Расслабление
• Ощущение общности с другими
• Что-то еще…

Посчитайте, сколько времени вы тратите в рабочее время не на работу. Час? Два? Три? Кстати, многим это легко удается. Только стоит ли тогда ожидать, что такой доктор станет успешным?

Вторая методика «Цена»

Сначала определите, сколько стоит ваш рабочий час. Для вас ведь не секрет, что нередко оплата производится за час работы. Итак, сколько вы за час работы получаете денег?

Разделите эту сумму на 180 рабочих часов в месяц.

Далее задумайтесь, как можно поднять производительность труда и сделать так, чтобы час вашей работы стоил дороже (надо или меньше работать за ту же зарплату, или больше получать — какой вариант вам больше нравится?)

Третья методика «Повышение КПД»

Как врачу повысить свою производительность труда? Как можно делать больше за меньшее время?

• Изучить и использовать технику скорочтения в своей работе
• Печатать на компьютере всеми пальцами вслепую
• Упростить какие-либо сложные действия
• Работать по заданному алгоритму
• Работать только на результат
• Использование разных приложений в смарфонах

Давайте теперь разберем тайм-менеджмент и классификацию дел, которые мы имеем в течение дня. Как обозначить и назвать дела разные по значимости и по направлениям? Для наглядности предлагаюю такую классификацию.

1. Лягушки. Это неприятные для вас дела, но выполнить их надо обязательно. Никто за вас их не сделает. Но вам так неохота тратить на это время. Даже подступиться к ним и то противно. В результате дело стоит. Цель минимум — планировать ежедневное «поедание» хотя бы одной «лягушки».
2. Подвиги. Это то, что реально улучшает вашу жизнь, но делать это трудно. Например, первый раз пойти в спортзал после большого перерыва… Подвиг от лягушки отличается меньшей противностью исполнения и большей очевидностью результата.
3. Приятные подарки. Вам это делать очень приятно: получить зарплату, почитать новости о любимом виде спорта, позвонить любимому человеку и прочие приятности.
4. Нейтральные дела. Те, что не вызывают ярких эмоций. Обычная рутина.
5. ДДД — дела для делегирования. Те, которые можно поручить другим.
6. Мусорная корзина. То, от чего можно отказаться совсем (например,многие почти не смотрят телевизор).
7. Добавьте свой пункт… (например, просто работа — не задумываясь особо, слепо выполнять указания шефа).

Распределите ваши дела по представленным выше направлениям. Затем проанализируйте, как и на что вы расходуете время. После этого вам будет легко планировать свой день. Именно тайм-менеджмент позволит сэкономить время на выполнение того же самого объёма работы и справляться с самыми сложными делами, быстрее добиваться конкретных результатов.

Правило Парето гласит: примерно 20% ваших рабочих усилий приносит вам примерно 80% рабочих результатов и примерно 80% ваших рабочих усилий приносит вам едва ли 20% рабочих результатов. Займитесь делом, расставляйте приоритеты.

Есть очень важный момент в тайм менеджменте. Обязательно в конце недели нужно проводить анализ, как работало ваше расписание, что вы реально сделали по плану, что нет и что нужно изменить в планировании.

О том, как добиваться поставленных целей, вы можете прочитать в статье «Этапы достижения целей»